Immer wieder kommt es vor, dass Dokumente erstellt und aktualisiert werden müssen. Und immer wieder kommt es dabei zu denselben Problemen: die Bearbeitung der Dokumente ist langwierig, beim Kopieren von Informationen aus anderen Dokumenten und bei der manuellen Bearbeitung kommen Schriftarten und andere Formatierungen durcheinander und wenn sich die Formatvorlage ändert, muss jedes Dokument einzeln angepasst werden. Da ist es wesentlich schöner und effizienter, wenn die benötigten Informationen stattdessen über Formulare eingegeben werden können und das passende Dokument danach automatisch generiert wird.
Als Beratungsunternehmen benötigt ITARICON beispielsweise ständig aktuelle Beraterprofile für das eigene Beraterteam. Diese Profile müssen immer in der aktuellen Version zentral im Unternehmen verfügbar sein und natürlich auch ein einheitliches Layout verwenden.
Deshalb haben wir einen Generator entwickelt, der direkt in unser SharePoint-Intranet integriert ist und eine einfache Bearbeitung der Berater-Informationen und eine anschließende Generierung der benötigten Dokumente erlaubt. Der Generator wurde als SharePoint-Anwendung („Solution“) mit C# implementiert und in unsere SharePoint 2013-Installation integriert.
Profil-Bearbeitung
Alle Informationen werden über leicht verständliche Formulare eingegeben.
Die Eingabe wird durch passende Eingabeprüfungen, Feldbeschreibungen und erweiterbare Vorschlagslisten erleichtert, so dass keine Schulung der Mitarbeiter nötig war und Bearbeitungsfehler weitgehend ausgeschlossen sind.
Dokumentengenerierung
Nach Eingabe aller Informationen kann mit einem Klick ein Profildokument generiert werden. Dabei wird nicht nur auf die eingegebenen Formulardaten, sondern auch auf das Beraterfoto und weitere Informationen aus dem SharePoint-Benutzerstamm zurückgegriffen.
Das vom Generator verwendete Dokumententemplate ist als Word-Datei in einer SharePoint-Dokumentenablage hinterlegt, so dass die Formatierung angepasst werden kann, ohne das Programm zu ändern. Das Template kann von Jedem geändert werden, dem in SharePoint die erforderlichen Bearbeitungsrechte eingeräumt werden.
Genehmigungsworkflow
Außerdem verwenden wir automatische Workflows, um die Arbeit mit den Profilen zu erleichtern. Sobald ein Profil fertiggestellt ist, kann es durch Änderung einer Status-Eigenschaft an den Vorgesetzten zur Prüfung weitergeleitet werden. Dieser bekommt eine automatische Benachrichtigungsmail, in der er mit einem Klick das generierte Dokument aufrufen und mit einem zweiten Klick ein SharePoint-Formular zur Freigabe des Dokuments aufrufen kann.
Integration der Benutzerprofile im Intranet
Um die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu erleichtern, werden die Informationen aus dem Beraterprofil zusammen mit weiteren Informationen über die Person auf der persönlichen Intranet-Seite (MySite) des Beraters innerhalb unseres SharePoint-Intranets angezeigt. Hierfür verwenden wir ein einfaches, Javascript-basiertes Webpart:
Fazit
Der Generator wird seit seiner Fertigstellung sehr ausgiebig genutzt und niemand wünscht sich die direkte Bearbeitung der Dokumente zurück. Und vor allem der Vertrieb freut sich, weil er sofort sauber formatierte und freigegebene Dokumente findet, die auf dem aktuellsten Stand sind.
